Firma produkcyjna posiadająca kilkanaście zakładów produkcyjnych w strukturze rozproszonej nie dysponowała odpowiednim narzędziem do analizy kosztów wytworzenia produktów.

Portfolio produktowe liczyło kilkaset pozycji wytwarzanych w różnych zakładach, na różnych liniach produkcyjnych (o różnej charakterystyce produkcji). Różne były jednocześnie koszty surowców, receptury produktowe oraz koszty własne zakładów. Dodatkowo wybrane produkty podlegały specjalnym procesom obróbczym.

Firma nie dysponowała informacją o optymalnym miejscu produkcji danego asortymentu, nie potrafiła optymalizować dostaw z punktu widzenia kosztów produkcji, miała problemy z ustaleniem globalnego cennika handlowego oraz problemy z ustalaniem cen dla klientów strategicznych.

Stworzone narzędzie opracowane w oparciu o VBA (wykorzystując techniki pomocnicze) umożliwiło precyzyjne wyliczanie ceny indywidualnego produktu. Pozwalało na wykonywanie dalszych procesów uśrednienia cen ze względu na grupy asortymentowe, parametry geograficzne (dla zakładu, regionu lub całej firmy). Możliwe było stosowanie różnych technik alokacji kosztów ogólnofirmowych na produkty (alokacja równa lub zwiększone koszty dla wybranych grup produktów).

Narzędzie mogło wykorzystywać w procesie obliczeń dane historyczne, dane budżetowe lub dowolne łączne kombinacje tych danych.

Wskaźnik Wykorzystania Sprzętu OEE to jedna z wystandaryzowanych miar efektywności pracy linii produkcyjnych. Firma produkcyjna o rozproszonej strukturze wielozakładowej korzystała z tego systemu od wielu lat. W związku z ujednoliceniem systemów informatycznych firma postanowiła jednocześnie usprawnić narzędzie poprzez wprowadzenie precyzyjnych technik liczenia wskaźnika OEE (w miejsce uśrednianych uprzednio wybranych składowych czynników).

Dodatkowe informacje dot. wskaźnika OEE:

• Wikipedia PL: opis OEE
• Wikipedia EN: opis OEE
• Portal poświęcony OEE

Rozwiązanie opracowane w Excelu wykorzystywało technologie VBA i SQL. Część operacji obliczeniowych, ze względu na ilość i złożoność danych, wykonywana była po stronie serwera ad hoc lub w określonych odstępach czasu.

Aplikacja w Excelu służyła głównie jako narzędzie raportowe i analityczne. Umożliwiała ona dokonywanie przeglądu wyników OEE ze względu na szereg kryteriów: składowe czynniki OEE, czas (ujęcie dzienne, miesięczne lub roczne), linie produkcyjne, zakłady produkcyjne. Możliwe było porównywanie wyników dla różnych okresów, a także zakładów pomiędzy sobą. Poszczególni użytkownicy posiadali ograniczone uprawnienia zależne od obszarów decyzyjności.

Firma o strukturze wielozakładowej i wielodziałowej nie dysponowała systemem umożliwiającym bieżącą kontrolę kosztów. W obszarze tym zdana była wyłącznie na dział Controllingu, który zadanie to realizował okresowo, w dodatku w oparciu o dane skonsolidowane i poddane dodatkowym przesunięciom ze względu na zewnętrzne schematy raportowe. Nie było więc możliwości dokonywania analizy szczegółowej struktury kosztów, porównywania do budżetu, grupowania ze względu na szczególne potrzeby działów, itp.

W firmie jednocześnie działał system raportowy oparty o zapytania SQL kierowane do systemu finansowo-księgowego w podstawowym założeniu zwracający wyniki do przeglądarki internetowej wyłącznie dla danych rzeczywistych (bez budżetu). Dodatkową trudność sprawiała kwestia zmian i parametryzowania poszczególnych raportów- wymagały one każdorazowo nakładów pracy działu IT.

W oparciu o VBA i SQL stworzone zostało narzędzie działające pod MS Excel, które dostarczało raporty w postaci szeregu analiz przekrojowych ze względu na dział, lokalizację, okres analizy czy też indywidualne życzenia kierowników pionów.

Użytkownicy narzędzia logowali się do systemu wykorzystując hasło sprawdzane po stronie serwera bazy danych. W zależności od posiadanych uprawnień uzyskiwali dostęp do określonych raportów globalnych lub tworzonych na ich życzenie. Użytkownik mógł przeglądać dane ze względu na 30 głównych grup kosztów, z których każda rozwijała się do kilkunastu pozycji. Mógł zweryfikować poszczególne pozycje kosztów miesięcznych przez wyświetlenie listy składowych faktur. Możliwe było dokonanie analizy porównawczej dla bieżącego okresu, budżetu, prognozy czy danych historycznych.

Narzędzie było w całości stworzone i zarządzane w zakresie usprawnień przez Dział Controllingu. Funkcjonowanie oparte było o sensownie stworzony zakładowy plan kont (księgowych).

Firma produkcyjna o rozproszonej strukturze wielozakładowej, posiadająca szereg ośrodków odpowiedzialności kosztów tworzyła całoroczny budżet w oparciu o proste pliki Excela. Pliki te uwzględniały kilkadziesiąt podstawowych grup kosztowych, które nie uwzględniały szczegółowych i indywidualnych cech poszczególnych działów i lokalizacji.

W procesie tworzenia budżetu osoba odpowiedzialna za obszar kosztów nie dysponowała narzędziem benchmarkingu, wielostopniowego tworzenia budżetu, możliwości tworzenia budżetów alternatywnych.

Na etapie konsolidacji otrzymanych danych budżetowych, który to proces wykonywany był przez Dział Controllingu, wiele z elementów szczegółowych było traconych. Dalsze modyfikacje i zmiany w budżecie uniemożliwiały logiczne przełożenie decyzji Zarządu na poszczególne ośrodki kosztów.

W oparciu o VBA stworzone zostało narzędzie posiadające szereg elementów wspierających proces budżetowania. Celem było wprowadzenie ułatwień dla osób tworzących budżety składowe, ale także dla działu Controllingu, który w procesie konsolidacji i nanoszenia zmian nie tracił szczegółowego obrazu.

Na bazie parametrów logowania użytkownik otrzymywał dostęp wyłącznie do obszarów swojej własnej odpowiedzialności kosztowej. Mógł skorzystać z parametrów porównawczych, mógł tworzyć budżety alternatywne. Od raz mógł także wyświetlać swój budżet w połączonych schematycznie raportach kosztów (patrz Case Study nr 3).

Dział Controllingu otrzymywał dane w układzie bazodanowym co umożliwiało łatwe skonsolidowanie budżetu (pochodzącego od kilkudziesięciu osób) w całość. Wszelkie zmiany nanoszone były w podobnym układzie. Finalna postać zawierała więc zarówno dane szczegółowe jak i wszelkie korekty z adnotacją o autorze i przyczynach naniesienia. Szczegółowy układ budżetu umożliwiał opracowanie każdego typu raportu finansowego, a także wyliczenie na tej podstawie budżetowych cen CKW produktów.